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ChatGPTを仕事で使い始めたものの、「メール作成以外に何を任せればいいのか分からない」「毎回プロンプトを考えるのが面倒」という方も多いでしょう。
そこで本記事では、仕事で繰り返し使いやすいChatGPTの活用場面をテンプレート形式でまとめます。メール、要約、会議、文章整理、アイデア出しなど、今日から試せる例文を中心に紹介します。
この記事の結論
ChatGPTを仕事で使うときは、毎回ゼロから指示を書くより、よく使う業務ごとにテンプレートを作り、必要な情報だけ差し替える方が実用的です。特に「目的」「背景・材料」「条件」「出力形式」を伝え、人が最終確認する流れにすると使いやすくなります。
OpenAIの公式ガイドでも、プロンプトは明確かつ具体的にし、必要な背景情報を与え、望む出力形式を伝えることが案内されています。また、OpenAI Academyの仕事向け資料では、実務で使っている資料や制約、レビュー要件を渡して最初のたたき台を作らせ、その後に人が確認・編集するワークフローが紹介されています。
仕事で使えるChatGPTプロンプトテンプレート10選
以下はそのままコピーし、［ ］の部分だけ自分の業務に合わせて変更できます。社外秘・個人情報など、入力してよいか判断できない情報は入れないでください。
1. ビジネスメールの下書きを作る
［相手］に送る［目的］のメールを作成してください。
背景：［状況］
伝えたい内容：［要点］
条件：丁寧なビジネス文、300文字以内、件名も付ける。
日程変更、依頼、確認、謝罪、お礼などに流用できます。相手との関係やメールの目的まで入れると、文体を合わせやすくなります。
2. 長いメールや文章を要約する
以下の文章を要約してください。
・重要な決定事項
・自分が対応すること
・期限
・未解決の確認事項
の4項目に分けてください。
［要約したい文章］
単に「要約して」ではなく、何を残してほしいかを指定するのがポイントです。
3. 会議メモを議事録に整理する
以下の会議メモを議事録として整理してください。
出力項目：議題／決定事項／保留事項／担当者／期限／次回までのアクション。
書かれていない内容は推測で補わず「記載なし」としてください。
［会議メモ］
会議メモの整理にも使えます。ただし、担当者・期限・固有名詞・数字・決定事項などは元のメモや記録と照合し、AIが推測で補った内容が混ざっていないか確認しましょう。
4. 文章を読みやすく書き直す
以下の文章を、意味を変えずに読みやすく修正してください。
対象読者：［読者］
文体：［丁寧／簡潔／社内向けなど］
条件：事実や数値を追加しない。変更点も最後に箇条書きで示す。
［元の文章］
報告書、社内連絡、手順書などの推敲にも使えます。
5. アイデアの候補を出す
［テーマ］についてアイデアを10個出してください。
目的：［目的］
対象：［対象者］
制約：［予算・期間・使える手段など］
各案について「概要・メリット・懸念点」を表にしてください。
最終案をAIに決めさせるのではなく、検討材料を増やす用途にすると使いやすいでしょう。
6. 情報を比較表に整理する
以下の情報を比較表にしてください。
比較項目：［価格／機能／メリット／注意点など］
情報がない項目は推測せず「不明」としてください。
最後に、追加で確認すべき情報も挙げてください。
［比較する情報］
複数の候補を整理するときに便利ですが、価格・仕様など変わりやすい情報は必ず公式情報で再確認してください。
7. タスクを分解して優先順位を付ける
［達成したい仕事］を完了するための作業を分解してください。
期限：［期限］
現在の状況：［状況］
各タスクを「優先度・所要時間の見積もり・前提タスク・完了条件」で整理してください。
大きな仕事を始める前の抜け漏れ確認に向いています。所要時間はAIの推測になり得るため、実際の業務量に合わせて調整してください。
8. 上司への報告文を作る
以下の内容から上司向けの進捗報告を作ってください。
構成：結論→現在の進捗→問題点→対応策→確認してほしいこと。
簡潔にし、事実と推測を分けてください。
［進捗メモ］
箇条書きのメモから報告文のたたき台を作る用途なら、文章作成の時間を減らしやすくなります。
9. 資料の構成案を作る
［テーマ］について［相手］向けの資料構成案を作ってください。
目的：［説明／提案／報告など］
想定時間：［○分］
最初に結論を示し、各ページの見出し・伝える内容・必要な根拠資料を整理してください。
資料そのものを丸投げするより、構成案→必要な根拠の確認→本文作成と段階を分ける方が確認しやすくなります。
10. 自分の文章や案をレビューしてもらう
以下の［メール／企画案／文章］をレビューしてください。
確認観点：分かりにくい箇所／情報不足／矛盾／誤解されそうな表現／改善案。
元の内容を勝手に補完せず、判断できない点は質問として挙げてください。
［レビュー対象］
ChatGPTは「完成品を一発で作る」だけでなく、自分で作った案のチェック役としても使えます。
テンプレートを自分用に改善する4項目
- 目的：何をしてほしいのか
- 背景・材料：判断に必要な情報は何か
- 条件：守ってほしい制約は何か
- 出力形式：表・箇条書き・メールなど、どう返してほしいか
この4項目は、当サイトのChatGPTのプロンプトの書き方でも詳しく解説しています。最初から長大なプロンプトを作る必要はなく、回答を見ながら条件を追加して改善していけば十分です。
仕事でChatGPTを使うときの注意点
テンプレートを使えば便利になりますが、AIの回答をそのまま業務成果物として確定するのは避けましょう。特に事実、数字、引用、契約・法務・人事など重要な判断に関わる内容は、人が元資料や一次情報を確認する必要があります。
また、勤務先のAI利用ルールを確認し、個人情報・顧客情報・機密情報などを入力してよいか判断してください。詳しくは生成AIを仕事で使うメリット・デメリットと7つの注意点で整理しています。
どのテンプレートから使えばいい？
初心者なら、まず「メールの下書き」「要約」「文章の書き直し」の3つがおすすめです。元になる情報があり、人が結果を確認しやすいため、ChatGPTの得意・不得意をつかみやすいからです。
仕事での活用場面をもっと広く知りたい場合は、ChatGPTを仕事で活用する方法10選もあわせて確認してください。
FAQ
プロンプトは毎回長く書く必要がありますか？
いいえ。必要な条件が伝わる範囲で具体的に書き、回答を見て追加指示する方法でも使えます。よく使う業務はテンプレート化すると入力の手間を減らせます。
会社のメールをそのまま貼り付けても大丈夫ですか？
勤務先のルールや利用環境によります。顧客情報、個人情報、機密情報などが含まれる場合は、自己判断で入力せず社内規程を確認してください。
ChatGPTが作った文章はそのまま送っていいですか？
重要なメールや外部向け文章は、内容・宛先・数字・固有名詞・ニュアンスを人が確認してから使用するのが安全です。
まとめ
ChatGPTを仕事で継続的に使うなら、業務ごとのテンプレートを持っておくと便利です。まずはメール、要約、文章整理など確認しやすい仕事から始め、目的・背景・条件・出力形式を必要に応じて追加しましょう。
大切なのは、AIに仕事を丸投げすることではなく、たたき台作成や整理を任せ、最後は人が確認・判断することです。
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