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会議後にメモを見返し、決定事項や担当者を整理して議事録にする作業は、意外と時間がかかります。ChatGPTを使えば、会議メモや文字起こしを材料にして、議事録のたたき台を短時間で作れます。
ただし、ChatGPTが作った内容をそのまま確定版にするのはおすすめできません。発言者・数字・期限・決定事項などを元の記録と照合し、最後は人が確認することが重要です。
この記事の結論
ChatGPTで議事録を作る基本手順は、「会議内容を用意する → 必要な項目を指定する → 議事録を生成する → 元データと照合する」の4段階です。
OpenAI Academyでも、会議メモを「重要な決定事項・アクション項目・次のステップ」に整理する使い方や、粗い会議メモから構造化された要約を作る例が紹介されています。つまり、ゼロから議事録を書かせるより、実際の会議内容を材料として渡す使い方が基本です。
ChatGPTで議事録を作る4ステップ
1. 会議メモや文字起こしを用意する
まず、ChatGPTに渡す元データを用意します。手書きメモを文章にしたもの、オンライン会議の文字起こし、箇条書きのメモなどでも構いません。
情報が不足している状態で「昨日の会議の議事録を作って」と依頼しても、ChatGPTは実際の会議内容を知りません。議事録に必要な事実は、必ず元データとして与えます。
2. 議事録に入れたい項目を指定する
次に、どのような形式で整理するかを指定します。たとえば次の項目です。
- 会議名・日時・参加者
- 議題
- 決定事項
- 主な議論
- 担当者
- 期限
- 次回までのアクション
- 未決事項
会社で議事録のフォーマットが決まっている場合は、その項目名や見本も一緒に渡すと合わせやすくなります。
3. プロンプトを入力して議事録を作る
元データと出力形式を準備したら、ChatGPTに議事録のたたき台を作らせます。
以下の会議メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
【出力項目】
・会議名
・日時
・参加者
・議題
・決定事項
・主な議論
・担当者と期限
・未決事項
・次回までのアクションメモに書かれていない内容は推測で補わず、「記載なし」または「要確認」としてください。決定事項と単なる意見を分けて整理してください。
【会議メモ】
[ここに会議メモや文字起こしを貼り付け]
ポイントは、「書かれていないことを推測しない」と明示することです。これだけで誤った補完を完全に防げるわけではありませんが、出力ルールとして入れておく価値があります。
4. 元の会議内容と照合して完成させる
生成された議事録は必ず確認します。特に次の情報は重点的に照合します。
- 人名・部署名
- 日時・数値・金額
- 誰が担当するのか
- 期限
- 「決定したこと」と「検討中のこと」の区別
OpenAIも、業務で生成した成果物について、人が根拠を確認し、判断を精緻化してから利用する流れを案内しています。議事録も「完成品を自動生成する」というより、確認可能なたたき台を作る用途として考えると使いやすいでしょう。
コピペで使える議事録プロンプト5選
1. 基本の議事録を作る
以下の会議メモから議事録を作成してください。
「決定事項」「主な議論」「担当者」「期限」「未決事項」「次のアクション」に分けて整理してください。
元のメモにない情報は追加せず、不明な項目は「要確認」としてください。
【会議メモ】
[貼り付け]
2. 長い文字起こしを短く整理する
以下は会議の文字起こしです。雑談や重複表現を除き、業務上重要な内容だけを議事録として整理してください。
特に「決定事項」「担当者」「期限」「保留事項」を優先してください。
判断できない内容は推測せず「要確認」としてください。
【文字起こし】
[貼り付け]
3. アクション項目だけを抜き出す
以下の会議メモから、会議後に必要なアクション項目だけを抽出してください。
「タスク｜担当者｜期限｜補足」の表形式で整理してください。担当者または期限が明記されていない場合は「未定」としてください。
【会議メモ】
[貼り付け]
4. 上司向けに短くまとめる
以下の議事録を、会議に参加していない上司が1分程度で概要を把握できるように要約してください。
「結論」「重要な決定」「リスク・未決事項」「次のアクション」の順で、簡潔にまとめてください。
【議事録】
[貼り付け]
5. 決定事項と意見を分ける
以下の会議メモを分析し、「正式に決定した事項」「参加者から出た意見・提案」「未決事項」に分けてください。
文面だけでは決定済みか判断できないものは、決定事項に入れず「要確認」としてください。
【会議メモ】
[貼り付け]
ChatGPTで議事録を作るときの5つの注意点
機密情報・個人情報を安易に入力しない
会社の会議には、顧客情報、未公開情報、個人情報、契約内容などが含まれる場合があります。まず勤務先の生成AI利用ルールを確認し、入力してよい情報の範囲を守ってください。必要に応じて固有名詞や機密部分を削除・匿名化します。
文字起こし自体が間違っている可能性もある
音声から文字起こしした場合、固有名詞や専門用語、数字が誤認識されることがあります。ChatGPTの要約だけでなく、その前段階の文字起こしも確認対象です。
AIが「決定事項」を誤解することがある
「それでいきましょう」が正式決定なのか、一時的な同意なのかは会話の文脈によって変わります。重要な意思決定は元の記録と照合してください。
録音する場合は参加者への配慮・ルール確認が必要
ChatGPTには会議や音声メモを文字起こし・要約できる録音機能がありますが、利用環境や対応プランには条件があります。また、他者を録音するときは、社内規程や適用されるルール・法令を確認し、必要な同意を得ることが重要です。
最終版は人が確認する
議事録は後から「誰が何を決めたか」を確認する記録にもなります。AIの出力だけを根拠にせず、会議参加者や担当者が確認できる運用にしておくと安全です。
ChatGPTの録音機能を使えば自動化できる？
対応環境では、ChatGPTの録音機能を使って会議や音声メモを文字起こしし、要約を作成できます。2026年9月4日時点のOpenAIヘルプでは、Plus・Pro・Business・Enterprise・Eduのワークスペースで提供され、macOSデスクトップアプリで利用できると案内されています。
ただし、文字起こしにも誤りが起こる可能性があるため、重要事項の確認は必要です。また、録音を伴う場合は参加者の同意や社内ルールも確認してください。
Windows利用者や録音機能を使わない場合でも、別途用意した会議メモや文字起こしをChatGPTへ渡して議事録を整理する方法は使えます。
議事録作成をさらにラクにするコツ
毎回同じ形式で議事録を作るなら、プロンプトも毎回ゼロから書く必要はありません。会社やチーム用のテンプレートを1つ作り、会議メモだけ差し替える方法が効率的です。
プロンプトそのものの作り方を詳しく知りたい場合は、ChatGPTのプロンプトの書き方｜初心者でも使える5つのコツと仕事の例文も参考にしてください。
議事録以外にも使えるテンプレートは、ChatGPTの仕事用プロンプト10選｜コピペで使える実践テンプレートでまとめています。
また、業務でAIを使う際の情報漏えいや誤情報などの注意点は、生成AIを仕事で使うメリット・デメリット｜業務活用で失敗しない7つの注意点で詳しく解説しています。
よくある質問
ChatGPTに会議の音声ファイルを渡せば議事録を作れますか？
利用できる機能やファイル形式は環境によって異なります。対応環境では録音機能による文字起こし・要約が利用できます。確実なのは、会議メモや文字起こしをテキストとして渡し、指定した形式へ整理させる方法です。
無料版でも議事録は作れますか？
テキストの会議メモを入力して要約・整理する使い方は、利用可能な範囲で行えます。一方、録音機能などはプラン・アプリ・環境によって利用条件が異なるため、最新の公式案内を確認してください。
議事録を完全自動化しても大丈夫ですか？
重要な会議ではおすすめしません。文字起こしや要約の誤り、決定事項の取り違えが起こる可能性があります。自動化する場合も、最終確認の担当者を決めておく方が安全です。
長い会議でも使えますか？
使えますが、非常に長い文字起こしでは、議題ごとに分割して整理した後、最後に全体を統合する方法も有効です。決定事項やアクション項目など、必要な情報を明示すると確認もしやすくなります。
まとめ
ChatGPTを使えば、会議メモや文字起こしから議事録のたたき台を作り、決定事項・担当者・期限・次のアクションを整理できます。
一方で、ChatGPTは会議の事実を自動的に保証してくれるわけではありません。元データを渡す、推測させない、重要項目を照合する、最後は人が確認するという流れを基本にしてください。
最初はこの記事の基本プロンプトを使い、自社の議事録フォーマットに合わせて少しずつ調整していくのが使いやすい方法です。
参考情報
- OpenAI Academy「ChatGPT for any role」
- OpenAI Academy「ChatGPT Foundations Webinar: Resource Guide」
- OpenAI「日常業務での ChatGPT ワーク活用法」
- OpenAI Help Center「ChatGPT Record」
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