ChatGPTは、仕事のメールの下書き、返信案、言い換え、校正などに活用できます。ただし、日時・金額などの事実確認や、機密情報・個人情報の扱いには注意が必要です。
この記事では、仕事で使いやすいメール作成プロンプト10個と、基本的な使い方、送信前の注意点を紹介します。
ChatGPTでメールを作る基本手順
「メールを書いて」とだけ頼むより、相手・目的・必ず伝える内容・文体を具体的に指定すると、修正しやすい下書きを得やすくなります。
- 誰に送るかを伝える
- メールの目的を伝える
- 必ず入れたい情報を箇条書きで渡す
- 文体や長さを指定する
- 生成結果を人が確認してから送信する
ChatGPTのメール作成プロンプト10選
1. 新規のビジネスメールを作る
以下の条件でビジネスメールの下書きを作成してください。
相手：[取引先・上司・同僚など]
目的：[目的]
伝える内容：
・[内容1]
・[内容2]
文体：丁寧で自然
長さ：簡潔
件名案も作成してください。2. 日程調整メールを作る
以下の条件で日程調整メールを作成してください。
相手：[相手]
目的：[打ち合わせ・面談など]
候補日時：
・[候補1]
・[候補2]
・[候補3]
相手が選びやすい形式で、丁寧かつ簡潔にしてください。3. 依頼メールを作る
以下をもとに丁寧な依頼メールを作成してください。
依頼内容：[内容]
理由：[必要なら記載]
希望期限：[期限]
補足：[補足]
相手へ負担を押し付ける印象にならない表現にしてください。4. お礼メールを作る
以下の内容でお礼メールを作成してください。
相手：[相手]
お礼を伝えたいこと：[内容]
今後について：[必要なら記載]
定型文だけになりすぎない自然なビジネス文にしてください。5. お詫びメールの下書きを作る
以下の事実だけを使って、お詫びメールの下書きを作成してください。
入力していない原因や責任を推測して追加しないでください。
発生したこと：[事実]
相手への影響：[確認できている範囲]
現在の対応：[対応]
今後の対応：[予定]6. 長いメールを短くする
以下のメールを、意味を変えず簡潔にしてください。
・重要事項は削除しない
・日時、金額、固有名詞は変更しない
・丁寧さを保つ
[メール本文]7. 強すぎる文章を柔らかくする
以下の文章を、主張の内容は変えず、相手へ配慮した柔らかいビジネス表現へ言い換えてください。
[文章]8. 受信メールへの返信案を作る
以下の受信メールへの返信案を作成してください。
受信メール：[必要な部分]
こちらから伝える内容：
・[内容1]
・[内容2]
受信メールにない事実を推測せず、丁寧かつ簡潔にしてください。9. 上司への報告メールを作る
以下から上司への報告メールを作成してください。
結論：[結論]
現状：[現状]
問題点：[あれば]
対応：[実施済み・予定]
確認してほしいこと：[あれば]
結論を先に書いてください。10. 送信前にメールをチェックする
以下のメールを校正してください。
確認項目：
・誤字脱字
・不自然な敬語
・冗長な表現
・要件が明確か
・失礼な表現がないか
日時、金額、氏名、会社名は勝手に変更せず、疑わしい箇所は「要確認」と指摘してください。
[メール本文]メール用プロンプトの精度を上げる5つのコツ
相手との関係を伝える
取引先、上司、同僚など、相手との関係によって適切な表現は変わります。
メールの目的を明確にする
依頼、確認、報告、謝罪など、目的を明示すると文章の方向性がぶれにくくなります。
変更してはいけない情報を指定する
日時・金額・氏名・製品名などは「変更しない」と指定します。
長さと文体を指定する
「200文字程度」「簡潔」「丁寧だが堅すぎない」など、希望する形式を伝えます。
追加指示で調整する
下書きを見て「もう少し短く」「この部分だけ柔らかく」など、必要な部分だけ修正させる方法もあります。
仕事のメールでChatGPTを使うときの注意点
機密情報・個人情報を安易に入力しない
会社のルールで外部の生成AIへの入力が禁止・制限されている情報は入力しないでください。勤務先のAI利用ルールを優先します。
AIが追加した事実をそのまま使わない
日時、金額、氏名、契約条件などは必ず元資料と照合します。
重要なメールは人が最終確認する
謝罪、契約、採用、顧客対応など影響の大きいメールは、事実関係や必要な社内承認も確認してから送信しましょう。
よくある質問
ChatGPTで作ったメールはそのまま送れますか？
下書きとして利用し、送信前に人が確認するのがおすすめです。誤った事実や意図しない表現が含まれる可能性があります。
受信メールをそのまま貼っても大丈夫ですか？
内容によります。個人情報や社外秘情報などが含まれる場合は勤務先のルールを確認し、必要に応じて匿名化・削除してください。
毎回長いプロンプトを書く必要がありますか？
いいえ。よく使う用途はテンプレートを保存し、相手・目的・日時など必要な部分だけ変更すると効率的です。
まとめ｜ChatGPTはメールの下書き・推敲に活用できる
ChatGPTは、新規メールだけでなく、返信案、言い換え、校正にも活用できます。相手・目的・条件を具体的に伝え、生成結果を人が確認してから送信することが重要です。
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